会议按人说话的顺序记录,SOP 按工作发生的顺序组织。转换时首先要分辨哪些话已经形成决定。
教学会议片段
保存为 meeting.txt。此处用设备借用举例,避免把模拟流程误认为本站业务规则。
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M1 管理员:现在借用单经常没有归还日期,我无法提醒。
M2 组长:决定从下周起,申请人填写设备编号、用途、借用日和归还日;管理员检查,缺项退回补齐。
M3 管理员:建议所有借用都押100元。
M4 组长:押金暂不执行。完整申请交管理员查设备是否可用;可用就登记借用人再交接,不可用时告知申请人改日期。
M5 组长:特殊情况找我。具体哪些特殊情况,下次讨论。
先分类,再转换
| 片段 | 性质 | 可以进入SOP的内容 |
|---|---|---|
| M1 | 问题事实 | 说明为什么要填写归还日 |
| M2 | 已决定 | 必填字段与缺项退回 |
| M3 | 建议 | 不进入正式步骤 |
| M4 | 已决定 | 设备可用性分支与交接顺序;押金不执行 |
| M5 | 待明确 | 单列待确认,不自行定义例外 |
向 Codex 输入:“只读 meeting.txt,输出 decisions.md 与 sop-draft.md;每一步标来源M编号;不增加金额、时限、审批人或处罚;未明确条款放待确认。”
得到一份能试走的SOP草稿
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# 设备借用SOP草稿
生效日期:会议只说下周,具体日期待确认。
1. 申请人填写设备编号、用途、借用日、归还日。[M2]
2. 管理员检查四项是否齐全;缺项则退给申请人补齐,停在本步骤。[M2]
3. 管理员查设备可用状态。[M4]
- 不可用:告知申请人改日期,回到步骤1。
- 可用:先登记借用人,再交接设备。
4. 押金建议暂不执行。[M4]
待确认:
- 具体生效日期:M2只说下周,会议日期未提供。[M2]
- 可用状态记录在哪里查:M4未说明记录位置。[M4]
- 归还流程:本段会议没有讨论,不能自行补成正式步骤。
- 特殊情况的范围及处理方式:留待下次讨论。[M5]
草稿没有编造“超期每天罚款”。它也没有把尚缺的归还流程写成已经闭环的制度。
用两个输入检查是否漏了分支
教学输入 A:设备 E01、培训用途、10月12日借、10月13日还,设备可用。预期走到登记和交接。输入 B 相同但缺归还日,预期停在补资料,不能继续查设备后直接交接。
这只验证草稿中的逻辑路径;正式启用仍要由流程负责人补齐待确认项。下一步可用检查清单教程把已确认步骤转成现场记录。
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